6种项目经理可以利用人工智能提高效率的方法

6种项目经理提高效率的人工智能方法

如果你曾经担任团队负责人或管理过项目,你可能会明白项目管理是一门科学。从沟通技巧到技术工具,项目管理是一项需要多元工具的领域,只有这样才能取得成功。现在,随着人工智能的迅速崛起,项目管理可以通过一些有趣的方式变得更强大。自动化、数据分析/预测、资源管理等等都可以从人工智能中获益。这就是为什么人工智能和生成式人工智能不仅仅适用于程序员或开发人员,因为人工智能可以增强大多数工作者的能力。

所以让我们来看看项目经理如何从使用人工智能中获得显著的好处。

数据分析与预测

信不信由你,作为项目经理,你会接收到不断增长的数据流。根据你的项目数量和规模,所有这些信息都可能对确保任务完成以及一切顺利非常重要。但即使对于经验丰富的项目经理来说,信息和数据点的丰富也可能让人不知所措。这就是人工智能可以发挥作用的地方。

人工智能不仅可以分析你的项目相关数据并提供一些关键见解,而且由于其特性,人工智能可以触发警告或帮助你发现可能预示着更大问题的模式。这可以通过简单的Excel数据透视表、Google数据工作室或其他可视化工具(如PowerBI)来实现。跟踪时间、资源和其他重要的关键绩效指标可以帮助项目经理正确规划项目、找到可能存在的瓶颈,甚至确保成本的控制。

此外,还有时间轴预测工具集成在流行的平台(如Monday.com、Asana和Trello)中,利用机器学习算法来生成项目洞察,并进行预测。

自动化和效率

信不信由你,自动化和效率是人工智能可以真正提升和改善项目经理工作的两个领域。让我们先谈谈自动化。如果你是一位经验丰富的项目经理,特别是在软件领域,你知道有许多重复乏味的任务并不太困难,但却很耗时。但通过人工智能,你可以设置一些特定的规则,让工具自动分配任务、数据输入、提醒和更新项目状态。如果里程碑是众所周知的,并且能够与这些人工智能系统联系起来,这种方法特别有效。

通过人工智能的帮助,项目经理无需编写新任务和发送提醒,一切都可以通过AI完成。你可以建立一套规则和触发器,根据预先确定的因素来激活,从而节省很多手动编写电子邮件、任务等的时间。所有这些都使项目经理能够专注于问题领域,并在问题变成责任之前采取措施。

总的来说,使用Jira、Monday.com、Zapier等工具可以让项目经理卸下这些任务,以便将更多的精力放在真正需要的地方。

风险管理

对于许多中高级项目经理来说,风险管理是他们工作的重要组成部分。知道何时以及为什么采取行动是重要的,但通常识别和有效管理风险可能是一项令人感到压力和耗时的活动。但这正是人工智能擅长的领域。这是因为人工智能擅长寻找模式,特别是如果你有历史数据可以依据。

通过分析历史项目数据,这些人工智能工具可以识别潜在风险并找到可能在项目生命周期后期变成问题的模式。虽然人类在我们的工作中表现出色,但往往会忽视明显的模式和数据点,特别是如果数据庞大。但通过人工智能工具(如Active Risk Manager或LogicManager),项目经理可以将信息提供给程序以监控项目指标。这样一来,他们就能够发现异常,并在可能出现问题之前及时采取措施,而不仅仅是被动应对。

资源管理

对于项目管理领域之外的人来说,资源管理是工作中最为人所知的方面之一。正如项目经理所知,能够正确管理组织提供的资源是他们工作的关键因素。他们必须能够确保人力资本以最佳方式利用,同时注意技能和团队之间的任何差距。这是因为,如果资源管理不当,项目经理可能会遇到严重的瓶颈,或者资源被错误地用于错误的任务。

但是通过使用Teamdeck、Float和Microsoft Project等AI工具,项目经理能够定义他们的资源,跟踪可用性和分配,并使用基于AI的算法优化资源分配,以确保项目按照所需的资源进行顺利进行。尽管在资源管理方面存在一定的自动化,但这些AI工具主要是优化资源利用率,以确保团队的工作负载平衡,最终使项目经理能够根据分配和计划做出明智的决策。

沟通和协作

毫无疑问,远程工作已经席卷全球。尽管技术领域一直是远程工作的先驱,但项目经理在项目和缺乏集中设置方面仍面临挑战,特别是考虑到团队成员越来越常常生活在不同的时区。如同任何项目经理所知,沟通是确保团队能够有效协作的关键。如果这成为一个问题,整个项目可能会面临风险,因为团队成员和项目经理不在同一页上。

但这就是AI的用武之地。借助AI驱动的工具,跨整个大陆进行沟通变得更加容易,这有助于保持散布在各地的团队保持一致,并像一个运转良好的机器一样工作。当然,很多人都知道Zoom、Trello、Cisco Webex和Microsoft Teams等工具。但很多人可能不知道的是,这些程序都配备了AI增强功能。

从会议的自动转录到会议见解、共享工作空间白板等等,这些程序允许团队和项目经理使用各种不同的工具,以减少团队成员之间甚至团队内部的沟通滞后。尽量减少信息孤岛是至关重要的,因此借助Google的智能建议等AI工具,团队可以获得更多的方式来保持同步和项目进度。

决策支持

类似于资源和风险管理,决策支持工具使项目经理能够利用实时和历史项目数据生成重要的见解,从而根据AI提供的信息做出建议。当项目经理面临复杂的决策序列并且需要更多信息来做出明智的决策时,这些工具非常有用。

像RapidMiner和Domo这样的工具提供了许多商业智能工具,使项目经理能够汇集手头上的所有数据,审查异常、关键绩效指标、趋势,并借助AI算法理解他们所看到的内容。

结论

总的来说,AI可以为项目经理提供先进的分析、自动化、资源管理、风险管理、沟通和决策支持,给项目经理带来无与伦比的优势。所有这些能力可以使项目经理做出更明智的决策,简化流程,减轻风险,并最终成功完成项目,同时注意团队的需求。

但是,在项目管理和AI方面还有更多的内容。首先是即将到来的生成AI峰会。这个免费的一天活动可以帮助您绕过所有与生成AI相关的烟雾、幕布和炒作,让您亲自看到这项技术在能力方面的真正优势。

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